Publicerad
Hur stor får en påminnelseavgift vara?
En kund som betalar för sent är skyldig att betala för en skriftlig betalningspåminnelse bara om ni har avtalat om det senast när skulden uppstod. Skriv därför in avgiften i avtalet eller i betalningsvillkoren från början. Ersättningen för en skriftlig betalningspåminnelse är enligt lagen högst 60 kronor, om det inte finns särskilda skäl för något annat.
Mellan två företag finns också en förseningsersättning på 450 kronor. Den har du rätt till när du har rätt till dröjsmålsränta för en vara eller tjänst som inte har betalats i tid. Har du rätt till förseningsersättningen får du ta ut påminnelseavgiften bara till den del den överstiger förseningsersättningen.
| Skriftlig betalningspåminnelse | Högst 60 kronor, och bara om avgiften är avtalad senast när skulden uppstod. |
|---|---|
| Förseningsersättning mellan företag | 450 kronor, när du har rätt till dröjsmålsränta. |
| Moms på påminnelseavgiften | Ingen. Avgiften ingår inte i beskattningsunderlaget för det du sålt. |
| Dröjsmålsränta | Ingen moms heller. Ränta på kundens skuld ingår inte i beskattningsunderlaget. |
Reglerna står i Riksdagen: Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. (läst ).
Är det moms på en påminnelseavgift?
Nej, en påminnelseavgift har ingen moms. Enligt Skatteverkets rättsliga vägledning ska inkassoavgifter som en kund betalar på grund av sen betalning inte ingå i beskattningsunderlaget för det du sålt. Det gäller hela kedjan av åtgärder, från betalningspåminnelsen till rättegångskostnader. Avgiften räknas inte heller som ersättning för någon annan tjänst. Skatteverket beskriver den som en betalning av skadestånds- eller sanktionskaraktär. Dröjsmålsränta ska inte heller ingå i beskattningsunderlaget.
Det gäller åt båda hållen. Du lägger ingen utgående moms på påminnelseavgiften när du tar ut den, och den påminnelseavgift du betalar till en leverantör bokförs utan ingående moms. Läs hela resonemanget hos Skatteverket, rättslig vägledning: Vad ska ingå i beskattningsunderlaget? (läst ).
Påminnelseavgift till kund: så gör du i Fortnox
I Fakturering Plus ställer du in påminnelserna under Inställningar → Fakturering → Påminnelser. Där anger du hur många dagar efter förfallodagen den första påminnelsen kan skickas, hur många dagar det ska gå mellan påminnelserna, hur många påminnelser du vill kunna skapa och hur stor påminnelseavgiften ska vara. Kontot som avgiften bokförs på väljer du under Inställningar → Fakturering → Förvalda konton, i fältet Påminnelseavgift.
Själva påminnelsen skapar du under Fakturering Plus → Påminnelse. Listan visar de fakturor som uppfyller dina inställningar. Kolumnen Prel ränta visar upplupen ränta, men Fortnox lägger inte på ränta på påminnelsen. En räntefaktura kan du skapa först när fakturan är betald.
Väljer du Fortnox Påminnelseservice lägger Fortnox på en påminnelseavgift på 60 kronor, och ränta om det har gått mer än 30 dagar sedan fakturadatum. Betalningen bokförs då automatiskt.
Bokför inbetalningen med påminnelseavgiften
När kunden betalar både fakturan och påminnelseavgiften blir inbetalningen större än fakturans saldo. Fortnox kallar hanteringen av skillnaden en bortskrivning:
- Öppna fakturan och klicka på Inbetalningar.
- Ange betaldatum och det inbetalda beloppet i fältet Betalt SEK.
- Klicka på B till höger om beloppet och ange kontot som påminnelseavgiften ska bokföras på.
- Spara och bokför. Fakturan blir slutbetald, och det överskjutande beloppet bokförs i kredit på kontot du angav.
Kommer betalningen via en fil eller via vyn Transaktioner gör du bortskrivningen där i stället. Stegen för varje vy står hos Fortnox support: Bortskrivning kund- och leverantörsfaktura (läst ).
Påminnelseavgift från en leverantör
Lägger en leverantör en påminnelseavgift på din faktura betalar du mer än fakturans saldo. I Fortnox gör du då en bortskrivning på leverantörsfakturan:
- Öppna leverantörsfakturan och klicka på Utbetalningar.
- Ange betaldatum och det belopp du betalat i fältet Betalt SEK.
- Klicka på B och ange vilket kostnadskonto skillnaden ska bokföras på. Avgiften bokförs utan moms.
- Bokför utbetalningen, så blir fakturan slutbetald.
Påminnelseavgiften på en leverantörsfaktura som du betalat för sent är avdragsgill. En påminnelseavgift som hör till för sent betalade böter eller offentligrättsliga sanktionsavgifter får du däremot inte dra av, enligt Skatteverket: Avdragslexikon för företag (läst ).
Följ upp förfallna fakturor med AI-assistenten
Med More AI - ChatGPT & Claude MCP kopplas Fortnox till ChatGPT, Claude, Gemini eller Grok, och du frågar om bokföringen på vanlig svenska. Fråga "vilka kundfakturor har förfallit?", så får du dem per kund och efter hur länge de varit förfallna. Svaret visar också vilka förfallna fakturor som aldrig har skickats från Fortnox, så att du inte påminner om en faktura som kunden kanske aldrig fått.
AI-assistenten kan ta fram en påminnelse på en förfallen faktura. Det räknas som en ändring, så ingenting händer förrän du har godkänt förslaget. Har fakturan en inbetalning som är registrerad men inte bokförd säger AI-assistenten till innan du godkänner, eftersom fakturan då ser obetald ut fast pengarna har kommit. På leverantörssidan kan du fråga vilka leverantörsfakturor som är obetalda och förfallna, så att du betalar innan påminnelserna kommer. Läs mer i guiden om leverantörsfakturor med AI och om AI-bokföring i Fortnox.
Vanliga frågor om påminnelseavgift
Hur mycket får man ta i påminnelseavgift?
Högst 60 kronor för en skriftlig betalningspåminnelse, och bara om avgiften är avtalad senast när skulden uppstod.
Är det moms på påminnelseavgift?
Nej. Enligt Skatteverket ingår avgiften inte i beskattningsunderlaget, eftersom den inte är ersättning för en vara eller tjänst.
Var ställer man in påminnelseavgiften i Fortnox?
Under Inställningar → Fakturering → Påminnelser. Kontot väljer du under Förvalda konton, i fältet Påminnelseavgift.
Hur bokför man en kundbetalning som innehåller påminnelseavgiften?
Med en bortskrivning på fakturan i Fortnox: ange det inbetalda beloppet, klicka på B och ange kontot för påminnelseavgiften.
Är en påminnelseavgift från en leverantör avdragsgill?
Ja, för exempelvis leverantörsfakturor som du betalat för sent. Inte för påminnelseavgifter som hör till böter eller offentligrättsliga sanktionsavgifter.