Bokför leverantörsfakturor med AI i Fortnox.
Säg "bokför inkorgen" till ChatGPT eller Claude. Assistenten läser fakturorna i Fortnox inkorg, matchar dem mot rätt leverantör och konterar dem. Sedan får du ett förslag att godkänna. Det som inte stämmer läggs åt sidan, med skälet utskrivet.
Så ser det ut.
| Pappersgrossisten · 6110 Kontorsmateriel | 1 250 kr |
| Mobilia Telecom · 6212 Mobiltelefon | 899 kr |
| Verktygshuset · 5410 Förbrukningsinventarier | 3 480 kr |
| Totalt | 5 629 kr |
Exempel.
41 stämmer med sina underlag.
Faktura 1043. Underlaget säger 12 500 kr, Fortnox 15 200 kr.
Faktura 1051. Underlag saknas.
Exempel.
Annat bankgiro på fakturan än i registret. Nordvik Kontorsservice, 3 000 kr, förfaller fredag.
Ny leverantör med stor faktura. Sandhamn Ventilation, 35 750 kr, ingen tidigare faktura.
Ring leverantören på ett nummer du redan har innan du betalar.
Exempel.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6110 Kontorsmateriel | 1 000,00 | |
| 2641 Ingående moms | 250,00 | |
| 1930 Företagskonto | 1 250,00 | |
| Summa | 1 250,00 | 1 250,00 |
Exempel. Ingenting skickas förrän du tryckt Godkänn.
Varför leverantörsfakturorna?
Det är där bolagen som använder More AI - ChatGPT & Claude MCP lägger mest tid. Av drygt 1 000 frågor 6 oktober–16 oktober gällde var sjätte ett underlag — en PDF, en bild eller en bankfil — och det vanligaste enskilda ämnet var leverantörsfakturorna och deras filer. Det är också där misstagen kostar: en faktura bokförd två gånger, eller betald till ett bankgiro som inte är leverantörens.
Så går det till, steg för steg
- Lägg fakturorna i inkorgen. I Fortnox inkorg, mappen Leverantörsfakturor — som du brukar, eller genom en uppladdningslänk som assistenten ger dig i chatten. Länken tar flera filer på en gång.
- Säg "bokför inkorgen". Assistenten frågar en gång hur långt den ska gå och hur den ska kontera, om du inte redan sagt det.
- Fakturorna läses. Leverantör, belopp, moms, förfallodag, OCR och bankgiro. En inskannad PDF eller en bild läses av med textigenkänning, och svaret säger det, så att du vet vad du ska dubbelkolla.
- Varje faktura matchas mot leverantörsregistret — på organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller bankgiro.
- Konteringen föreslås utifrån hur leverantören konterats förut, leverantörens förval i Fortnox eller ett konto du anger.
- Du får ett förslag. En tabell med varje faktura, konto och belopp. Ingenting skickas till Fortnox förrän du godkänt just det innehållet.
Registrera, attestera eller bokföra?
Du väljer hur långt det ska gå:
| Registrera | Fakturan läggs in i Fortnox som leverantörsfaktura, med underlaget fäst. Den bokförs inte. |
|---|---|
| Attestera | Registrerad och attesterad. Har bolaget ett attestflöde i Fortnox görs attesten där. Det går inte att göra via kopplingen, och assistenten säger till. |
| Bokföra | Registrerad och bokförd. Under kontantmetoden bokförs fakturan först när den betalas, så då registreras den bara. |
Vad som läggs åt sidan — och varför
En faktura tas aldrig med i förslaget om något av det här gäller. Den står i en egen lista med skälet utskrivet, så att du kan titta på den själv:
- Annat bankgiro än i registret. Det vanligaste sättet att lura ett bolag att betala fel mottagare.
- Möjlig dubblett av en faktura som redan finns i Fortnox.
- Okänd leverantör — ingen träff i registret.
- Beloppet gick inte att läsa säkert ur underlaget.
Ett ändrat bankgiro på en befintlig leverantör kan inte godkännas i chatten alls. Det kräver att en människa loggar in hos Fortnox och godkänner — så att ett underlag som säger "vi har bytt bankgiro" aldrig räcker.
Innan du betalar
Fråga "kan jag betala leverantörerna?". Du får en kontroll av det som är på väg ut: underlag med ett annat bankgiro än registret, leverantörer som ändrats i registret den senaste veckan och nya leverantörer med stora belopp. Fråga "stämmer leverantörsfakturorna mot underlagen?" för en period, så jämförs varje faktura med sin bilaga — belopp, moms, förfallodag, OCR och betalmottagare.
Det här behöver du
- More AI - ChatGPT & Claude MCP, aktiverat i Fortnox App Market och kopplat till ChatGPT, Claude eller en annan AI-app.
- Skrivrätt för bolaget. Den väljs när du ansluter och kan slås av och på per bolag. Med bara läsrätt kan assistenten granska fakturorna men inte registrera dem.
- Betaluppgifter i leverantörsregistret. Utan ett registrerat bankgiro eller plusgiro finns inget att jämföra fakturan med, och då går det inte att kontrollera betalmottagaren.
- Gärna en historik. Ju fler fakturor leverantören har i Fortnox sedan tidigare, desto säkrare blir konteringsförslaget.
Vanliga frågor
Behöver jag Fortnox inkorg?
Ja, fakturorna läses från inkorgens mapp Leverantörsfakturor. Bara den mappen går att koppla till en leverantörsfaktura i Fortnox.
Vad händer om tolkningen blir fel?
Du ser varje belopp i förslaget innan något skickas. En tolkad bild märks som tolkad, och ett belopp som inte gått att läsa säkert läggs åt sidan i stället för att gissas.
Kan jag ångra en bokförd faktura?
Ett bokfört verifikat går inte att radera i Fortnox. Rätta med ett rättelseverifikat — be assistenten om det, så förbereder den ett.
Fungerar det i ChatGPT och i Claude?
Ja, i båda, och i de andra AI-apparna som stöder MCP. Filerna lägger du i Fortnox inkorg själv eller laddar upp genom länken assistenten ger dig.
Vad kostar det?
Samma licens som allt annat: 119 kr per bolag och månad, exklusive moms (25 % tillkommer), via Fortnox.
Prova med er egen inkorg.
Du aktiverar i Fortnox App Market. De första 30 dagarna är kostnadsfria enligt Fortnox villkor.