Publicerad
Tre sorters falska fakturor
De flesta falska fakturor som når ett företag hör till någon av de här tre sorterna:
- Erbjudandet som ser ut som en faktura. Utskicket har belopp, förfallodag och bankgiro, och bara det finstilta visar att det är ett erbjudande. Betalar du har du ofta tackat ja.
- Fakturan för något ingen beställt. En annonsplats, en registrering eller en prenumeration som ingen i bolaget känner igen. Ibland hänvisar säljaren till ett avtal du redan har, som om det gällde en förlängning.
- Den riktiga leverantörens faktura med fel betaluppgifter. Logotypen, beloppet och fakturanumret stämmer. Det som skiljer är bankgirot eller kontonumret. Fakturan kan vara förfalskad från början, eller vara en riktig faktura som ändrats på vägen, till exempel i en e-postkorg som någon tagit sig in i. Ofta följer ett meddelande om att leverantören har bytt bank.
Den tredje sorten är svårast att se, eftersom allt annat på fakturan stämmer. Beloppen gäller verkliga leveranser, så ingenting på fakturan väcker frågor.
Varningssignalerna
- Den viktigaste signalen är nya betaluppgifter hos en leverantör du redan betalar: ett nytt bankgiro, plusgiro eller kontonummer. Det gäller också när förklaringen låter rimlig.
- Fakturan eller mejlet har bråttom. Du ombeds betala i dag, eller hotas med inkasso om du väntar.
- Avsändaren skiljer sig lite från den vanliga, till exempel med en bokstav fel i mejladressen, en annan domän eller ett nytt telefonnummer.
- Ingen i bolaget känner igen köpet. Fråga den som brukar beställa innan fakturan registreras.
- Viktiga villkor står i finstilt. Läs det finstilta på en faktura från någon du inte handlat av förut.
Kontrollera mottagaren innan du betalar
Gör samma kontroll varje gång betaluppgifterna inte är desamma som förra gången:
- Jämför med förra fakturan och leverantörsregistret. Står det ett annat bankgiro på fakturan än i registret, betala inte förrän du vet varför.
- Kontrollera att numret är rätt uppbyggt. Den sista siffran i ett bankgiro och ett plusgiro är en kontrollsiffra. I vårt verktyg för bankgiro och plusgiro ser du om numret är felskrivet. Ett nummer på en falsk faktura klarar kontrollen lika bra som ett riktigt, så kontrollsiffran ersätter inte de andra stegen.
- Sök på numret hos Bankgirot. Bankgirots söktjänst på bankgirot.se söker på bankgironummer eller organisationsnummer. Nummer som hör till ett personnummer eller en enskild firma, nummer för utbetalningar och nummer med sekretess visas inte, så en tom träff betyder inte att något är fel.
- Ring leverantören på ett nummer du redan har. Ta numret ur ditt eget register eller från en äldre faktura, aldrig från fakturan eller mejlet som innehåller ändringen.
- Låt två personer se betalningen. När den som registrerar fakturan och den som godkänner betalningen är olika personer upptäcks fler fel.
Gör ändrade betaluppgifter till en egen rutin
Håll isär två steg: att registrera en faktura och att ändra en leverantörs betaluppgifter. Ändra aldrig bankgirot i leverantörsregistret enbart utifrån en faktura eller ett mejl. Bekräfta ändringen med leverantören på ett känt telefonnummer, och skriv upp vem du talade med och när. Ta gärna för vana att se över vilka leverantörer som ändrats i registret innan varje betalning.
Om du redan har betalat
- Kontakta din bank direkt och berätta vad som hänt.
- Polisanmäl. Polisen tar emot anmälan på telefon 114 14 eller på en polisstation. Pågår brottet ringer du 112.
- Spara allt. Polisen ber dig spara originalfakturan och den kommunikation du haft, och skriva ner hur det gick till.
- Bestrid fakturor du inte ska betala. Gäller det ett erbjudande som sett ut som en faktura, eller något ingen beställt, råder Polisen dig att bestrida fakturan snabbt, med rekommenderat brev eller e-post med läskvitto, och kort ange varför.
Så hjälper AI-assistenten i Fortnox
Med More AI - ChatGPT & Claude MCP kopplas ert Fortnox till ChatGPT, Claude, Gemini eller Grok, och flera av kontrollerna ovan går att göra med en fråga. Fråga "kan jag betala leverantörerna?", så jämförs fakturorna som snart förfaller med leverantörsregistret: underlag med ett annat bankgiro än registret, leverantörer som ändrats i registret den senaste veckan och nya leverantörer med stora obetalda belopp. När inkorgen bokförs läggs en faktura med avvikande bankgiro åt sidan, med skälet utskrivet.
Ett ändrat bankgiro för en befintlig leverantör kan inte godkännas i chatten. Det kräver att en människa loggar in hos Fortnox och godkänner ändringen på en egen sida. Läs mer i guiden om leverantörsfakturor.