Automatisera bokföringen med ChatGPT och Fortnox.
Med More AI - ChatGPT & Claude MCP hanterar du bokföringen med AI, direkt mot Fortnox. Lägg till schemalagda uppgifter i ChatGPT, så tar AI-assistenten fram betalningslistan, kravlistan och månadsrapporten på bestämda tider. Ändringar förbereds, och du godkänner dem innan något skickas till Fortnox.
Så fungerar schemalagda uppgifter i ChatGPT
ChatGPT kan köra en uppgift vid en viss tid eller på ett återkommande schema, och skicka resultatet som en avisering eller ett mejl. Uppgifterna samlas på sidan Scheduled, där du pausar, ändrar eller tar bort dem. Schemalagda uppgifter kan använda de appar du kopplat till ChatGPT.
Alla planer har schemalagda uppgifter, men med olika tak: gratis- och Go-planen högst tre aktiva och en gång om dagen, Plus fem, Business tio och Pro femton. Uppgifter varje timme och på exakta klockslag kräver en betald plan.
Kopplad till ert Fortnox läser ChatGPT bokföringen när uppgiften körs, så svaret gäller bokföringen som den ser ut just då.
Så skapar du en rutin i ChatGPT, steg för steg
- Koppla Fortnox till ChatGPT som en egen app under Plugins, om du inte redan har gjort det. Så gör du →
- Skriv uppdraget och schemat i en chatt, till exempel "Varje måndag kl. 7.30: gör en genomgång av Fortnox …". ChatGPT bekräftar uppgiften och visar när den körs nästa gång.
- Slå på aviseringar under Inställningar → Aviseringar, med push, mejl eller båda.
- Läs första körningen och justera uppdraget om svaret blev för långt eller saknar något. Det ändrar du på sidan Scheduled.
Skriv schemat med egna ord, till exempel "den 2:a varje månad kl. 8".
12 rutiner som sparar tid i bokföringen
Kopiera uppdraget, lägg till schemat och justera orden efter bolaget. Varje rutin bygger på en färdig analys i More AI - ChatGPT & Claude MCP, så siffrorna räknas över hela bokföringen.
1. Måndagsöversikten
Varje måndag kl. 7.30
"Gör en genomgång av Fortnox: vad är obokfört, obetalt och förfallet? Ta bara med det som behöver göras den här veckan."
En kort lista att börja veckan med, i stället för att gå igenom tre vyer i Fortnox.
2. Kravlistan
Tisdagar och fredagar
"Vilka kundfakturor har förfallit? Visa kund, belopp och antal dagar sedan förfallodagen, och säg om fakturan aldrig skickats från Fortnox."
Vem du ska höra av dig till, och vilka fakturor kunden kanske aldrig fått. Påminnelserna kan du sedan be om i samma samtal.
3. Betalningslistan
Dagen före betaldagen
"Vilka leverantörsfakturor förfaller de närmaste sju dagarna? Jämför bankgirot med leverantörsregistret, leta efter dubbletter och dela upp listan i klara att betala och kontrollera först."
En betalningslista där ett nytt bankgiro eller en dubblett syns innan pengarna går.
4. Inkorgen förberedd
Varje vardag kl. 8
"Förbered bokföringen av leverantörsfakturorna i Fortnox inkorg. Lägg fram förslaget, men bokför ingenting förrän jag har godkänt det."
Fakturorna tolkade och konterade efter historiken. Det som avviker ligger åt sidan med skälet utskrivet.
5. Kvittona
Fredagar kl. 15
"Gå igenom kvittona i Kvitto & Utlägg i Fortnox och förbered verifikat. De är betalda från företagskontot. Bokför ingenting förrän jag har godkänt."
Veckans kvitton klara att godkänna, med rätt ingående moms och underlaget fäst på verifikatet.
6. Månadsrapporten
Den 2:a varje månad
"Ta fram rapportpaketet för förra månaden som Excel: resultatet mot samma månad i fjol, balansen vid månadens slut, likviditeten och de största förändringarna."
Underlaget till ledningen eller styrelsen, varje månad i samma form.
7. Momskontrollen
Några dagar före momsdeklarationen
"Ta fram rutorna till momsdeklarationen för förra perioden och peka ut det som inte går ihop."
Siffrorna att föra över till deklarationen, och en varning om något inte stämmer innan du lämnar den.
8. Lönekontrollen
Efter lönekörningen, före den 12:e
"Kontrollera förra månadens löner i bokföringen: arbetsgivaravgiften, den avdragna skatten och skulderna på 2710 och 2731."
En kontroll av att lönerna är rätt bokförda innan arbetsgivardeklarationen lämnas.
9. Kassaprognosen
Fredagar kl. 9
"Gör en kassaprognos för de kommande veckorna och säg vilken vecka saldot är som lägst."
Besked i god tid om en vecka där pengarna inte räcker.
10. Underlagsjakten
Månadens sista vardag
"Vilka verifikat från den här månaden saknar underlag i Fortnox?"
Listan att gå igenom medan kvittona fortfarande går att hitta.
11. Kortavstämningen
Den 3:e varje månad
"Stäm av företagskortet mot kvittona i Kvitto & Utlägg för förra månaden. Lista köpen som saknar kvitto."
Vilka kortköp som behöver ett kvitto, innan någon har glömt vad de var.
12. Inför bokslutet
Varje måndag i december och januari
"Vad återstår inför bokslutet för räkenskapsåret? Räkna också fram en uppskattad skatt och periodiseringsfond."
Det som återstår, vecka för vecka, så att bokslutet inte blir ett enda stort arbete i februari.
Ändringar väntar på ditt godkännande
En rutin får läsa, räkna och förbereda. Den bokför, betalar eller skickar ingenting av sig själv. ChatGPT pausar en uppgift när en åtgärd ändrar data och väntar tills du har tittat på den. Det du godkänner är exakt det som skickas till Fortnox.
- Ett förslag gäller en halvtimme. Läser du det senare ber du AI-assistenten lägga fram det igen. Det tar några sekunder.
- Läsrätt räcker för rapporterna. Ska rutinerna bara rapportera kan bolaget stå på Läsa på din anslutningssida. Då kan ingenting ändras.
- Känsliga ändringar kräver mer. Ett ändrat bankgiro, en radering eller ett utskick godkänns dessutom på en egen sida.
Tips för rutiner som håller
| Ett uppdrag per rutin | En rutin som gör en sak är lättare att läsa och att ändra. Hellre tre korta än en lång. |
|---|---|
| Säg vilket bolag och vilken period | Har du flera bolag i anslutningen, skriv bolagets namn. Skriv "förra månaden" eller "de närmaste sju dagarna" hellre än ett datum som blir gammalt. |
| Be bara om det som kräver åtgärd | "Ta bara med det som behöver göras" ger ett kort svar du faktiskt läser. |
| Be om Excel när siffrorna ska vidare | Rapporter och listor kan komma som en Excel-fil att skicka till konsulten eller styrelsen. |
| Läs första körningen | Justera uppdraget efter första svaret. Det är oftast där en rutin blir bra. |
Vanliga frågor
Kan ChatGPT bokföra automatiskt i Fortnox?
ChatGPT kan förbereda bokföringen på ett schema, men varje ändring godkänner du. En schemalagd uppgift som vill ändra något pausar och väntar på dig.
Hur många schemalagda uppgifter kan jag ha i ChatGPT?
Tre aktiva på gratis- och Go-planen, fem på Plus, tio på Business och Edu, och femton på Pro och Enterprise.
Kan uppgiften köras varje timme?
På en betald plan, ja. Gratisplanen kör högst en gång om dagen, inom ett ungefärligt tidsfönster.
Behöver jag en egen integration mot Fortnox för det här?
Nej. More AI - ChatGPT & Claude MCP är en färdig integration i Fortnox App Market. Du lägger till den i ChatGPT en gång, och sedan kan både chattar och schemalagda uppgifter använda den.
Fungerar samma rutiner i ChatGPT, Claude och Grok?
Ja. Uppdragen är desamma i alla tre, och samma licens gäller. Det som skiljer är hur schemat läggs. Med Claude → · Med Grok →
Vad kostar det?
119 kr per bolag och månad, exklusive moms (25 % tillkommer), efter 30 gratis dagar. Kontot i ChatGPT har du själv. Om priset →
Källor
Sätt upp första rutinen i ChatGPT.
Du aktiverar i Fortnox App Market. De första 30 dagarna är kostnadsfria enligt Fortnox villkor.