Publicerad
Vad bokföringslagen kräver av en verifikation
Enligt bokföringslagen ska det finnas en verifikation för varje affärshändelse. Har företaget fått en uppgift om affärshändelsen, till exempel en faktura eller ett kvitto, ska den uppgiften användas som verifikation. Verifikationen ska innehålla:
- när verifikationen sammanställdes,
- när affärshändelsen inträffade,
- vad affärshändelsen avser,
- vilket belopp den gäller,
- vilken motpart den berör,
- ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken.
Uppgifterna finns i 5 kap. 6 och 7 §§ i Riksdagen: Bokföringslag (1999:1078) (läst ). Ett kvitto som kommit bort tar inte bort kravet. Affärshändelsen ska bokföras ändå.
Be om en kopia först
Det enklaste är att få underlaget igen. Be säljaren om en kopia av kvittot eller fakturan, eller ladda ner den från säljarens webbplats om köpet gjordes där. Uppgifter som du hämtar från motpartens webbplats räknas enligt Bokföringsnämnden som mottagna, och de ska användas som verifikation.
Var det en kollega som gjorde köpet kan du be om underlaget direkt i Fortnox. I Bokföring från kontoutdrag finns Begär underlag på transaktionsraden. Kollegan får ett mejl och en notis i Fortnox app, laddar upp en bild på kvittot, och underlaget kopplas till rätt transaktion.
Gör en egen verifikation när inget underlag finns
Har företaget inte tagit emot någon uppgift om affärshändelsen ska företaget själv sammanställa en verifikation. Det står i Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring, punkt 5.2. En egen verifikation ska innehålla alla uppgifter som bokföringslagen kräver och kunna tjäna som bevis för affärshändelsen.
Skriv därför ner:
| Datum | När du skriver verifikationen och när köpet gjordes. |
|---|---|
| Vad som köptes | Så konkret du kan: vara eller tjänst, antal och varför den köptes till företaget. |
| Belopp | Vad som betalades, gärna med en hänvisning till kontoutdraget där betalningen syns. |
| Motpart | Säljarens namn, och gärna organisationsnummer eller ort. |
| Varför underlaget saknas | Till exempel att kvittot kommit bort och att säljaren inte kunnat ta fram en kopia. |
Visar internetbanken betalningen räknas den uppgiften som mottagen enligt Bokföringsnämnden, och den ska användas. Lägg kontoutdraget eller betalningen från banken till verifikationen och komplettera med det som saknas, som vad köpet avsåg.
Momsen går inte att dra av utan kvitto
Ingående moms dras av med stöd av fakturan. Skatteverket beskriver fakturan som den dokumentation köparen behöver för att kunna visa sin rätt till avdrag för ingående moms. Ett kvitto är ofta en förenklad faktura, och den ska visa momsen eller uppgifter som gör att momsen går att räkna ut.
Ett kontoutdrag eller en egen verifikation visar ingen moms. Saknas kvittot bokför du därför hela beloppet som kostnad, utan ingående moms. Får du en kopia av kvittot senare kan du rätta verifikatet. Enligt bokföringslagen ska det då framgå när rättelsen gjordes och vem som gjorde den.
Tänk också på gränsen för förenklade fakturor. Är köpet större än 4 000 kronor inklusive moms behöver du en fullständig faktura för att få dra av momsen.
Hitta det som saknar underlag med AI-assistenten
Med More AI - ChatGPT & Claude MCP kopplas Fortnox till ChatGPT, Claude, Gemini eller Grok. Tre frågor hittar det som annars blir liggande till bokslutet:
| "Vilka verifikat saknar underlag?" | AI-assistenten listar de manuella verifikaten i perioden som inte har någon fil kopplad i Fortnox. Ett kvitto i en pärm syns inte, så svaret säger att filen saknas i Fortnox. |
|---|---|
| "Vad ligger kvar i inkorgen?" | Filer i Fortnox inkorg som ännu inte kopplats till något verifikat eller någon faktura. |
| "Stäm av företagskortet" | Kortköpen i perioden mot kvittona i Kvitto & Utlägg: vilka köp som har ett kvitto, och vilka som saknar underlag. |
Passar ett kvitto i inkorgen ett kortköp föreslår AI-assistenten att koppla det till verifikatet, och ingenting ändras förrän du har godkänt förslaget. Läs mer i guiden om att matcha verifikationer med AI. Har du kvittot som foto, ladda upp det och be AI-assistenten bokföra det, som i guiden om att bokföra kvitton med AI.
Vanliga frågor om saknade kvitton
Kan man bokföra utan kvitto?
Ja. Affärshändelsen ska bokföras ändå. Har du inte fått något underlag sammanställer du en egen verifikation med datum, vad köpet avsåg, belopp och motpart.
Räcker kontoutdraget som verifikation?
Uppgifter om betalningen som du hämtar från banken räknas som mottagna och ska användas. Kontoutdraget visar sällan vad köpet avsåg, så komplettera det med de uppgifter som saknas.
Får man dra av momsen utan kvitto?
Inte utan ett underlag som visar momsen. Fakturan eller kvittot är det som visar rätten till avdrag för ingående moms, och ett kontoutdrag visar ingen moms. Bokför hela beloppet som kostnad.
Vad gör jag om kvittot dyker upp senare?
Rätta verifikatet och fäst kvittot. Det ska framgå när rättelsen gjordes och vem som gjorde den.
Hur hittar jag verifikat som saknar underlag i Fortnox?
Fråga AI-assistenten vilka verifikat som saknar underlag. Du får de manuella verifikaten i perioden som inte har någon fil kopplad i Fortnox.