Matcha verifikationer i Fortnox med AI.
Fråga "vilka verifikat saknar underlag?" eller "stämmer banken med bokföringen?" i ChatGPT eller Claude. Assistenten läser verifikat, inkorg och saldon i Fortnox, visar vad som inte går ihop och föreslår vad som ska kopplas eller rättas. Ingenting ändras förrän du sagt ja.
Så ser det ut.
| A 214 · Kontorsvaror | 3 sep |
| A 221 · Drivmedel | 9 sep |
| A 230 · Taxiresa | 17 sep |
| 3 verifikat |
Exempel.
| Pappersgrossisten · 6110 Kontorsmateriel | 1 250 kr |
| Mobilia Telecom · 6212 Mobiltelefon | 899 kr |
| Verktygshuset · 5410 Förbrukningsinventarier | 3 480 kr |
| Totalt | 5 629 kr |
Exempel.
41 stämmer med sina underlag.
Faktura 1043. Underlaget säger 12 500 kr, Fortnox 15 200 kr.
Faktura 1051. Underlag saknas.
Exempel.
Vad "matcha" betyder här
I Fortnox kan matchning betyda tre olika saker, och de görs på olika ställen:
- Underlag mot verifikat. Varje verifikat ska ha sitt kvitto eller sin faktura. Det här kan assistenten hitta och föreslå, och kopplingen görs när du godkänt den.
- Bankens saldo mot bokföringens. Stämmer bankkontot i bokföringen med banken? Det här kan assistenten räkna ut och förklara.
- Bankens rader mot verifikat. Det som görs i Fortnox bankavstämning. Bankens obokförda rader ligger utanför Fortnox öppna gränssnitt, så den matchningen görs i Fortnox. Assistenten kan hjälpa dig att sätta upp regler för den.
Så matchar du underlag mot verifikat, steg för steg
- Fråga vilka verifikat som saknar underlag. Du får de manuella verifikaten i perioden som inte har någon fil kopplad i Fortnox. Verifikat som Fortnox skapat ur fakturor och betalningar räknas inte här, eftersom fakturan eller betalningen finns i Fortnox. Om leverantörsfakturorna har sina filer kontrollerar du med underlagskontrollen.
- Fråga vad som ligger kvar i inkorgen. Filerna i inkorgens bokföringsmappar som ännu inte kopplats till något. Fortnox flyttar en fil ur inkorgen när den kopplas, så det som ligger kvar är ohanterat.
- Assistenten föreslår vad som hör ihop. Den läser filerna — också inskannade och fotograferade — och verifikaten, och föreslår vilken fil som hör till vilket verifikat utifrån datum, belopp och text. Kontrollera förslaget innan du godkänner.
- Du godkänner kopplingarna. Varje fil kopplas till sitt verifikat först när du sagt ja. Saknas ett kvitto helt kan du ladda upp det genom en länk som assistenten ger dig.
- Assistenten visar det som inte går ihop. Ett verifikat utan passande fil, eller en fil utan verifikat. En fil utan verifikat är ofta ett köp som inte är bokfört, och då kan assistenten föreslå ett verifikat.
Så ser en genomgång ut i chatten.
Stäm av banken mot bokföringen
Fråga "stämmer bankkontot med bokföringen?". Assistenten tar reda på vilket konto som är bolagets bankkonto i Fortnox — det är inte alltid 1930 — och läser bokföringens saldo. Sedan behövs ett tal från dig: saldot i bankappen, och vilken tidpunkt det gäller. Skillnaden är det belopp som ska redas ut. Oftast är det sådant banken gjort som ännu inte är bokfört. Det kan också vara en betalning som är bokförd men inte dragen ännu, eller något som bokförts på fel konto.
Ligger kontoutdrag som camt.053-filer i inkorgens mapp Bankfiler jämförs de senaste utdragen med bokföringens saldo samma dag. Då går det att se ungefär när skillnaden uppstod. De flesta bankkopplingar lämnar ingen sådan fil, och då jämför du med saldot i bankappen.
Be om en balansavstämning, så jämförs också kundfordringar och leverantörsskulder med de bokförda öppna fakturorna. Saldot på skattekontot visas, och du jämför det med Skatteverket.
Regler för Fortnox egen matchning
Fortnox bankavstämning kan matcha bankens rader automatiskt med regler. Fråga "vilka regler borde jag ha i bankavstämningen?", så läser assistenten vilka leverantörer du betalat många gånger i år och föreslår en regel för var och en. Reglerna lägger du själv in i Fortnox under Regelverk. Förslagen gäller utbetalningar till leverantörer, inte inbetalningar från kunder. Ju fler rader som matchas av sig själva, desto mindre blir kvar för hand.
När något är fel bokfört
Ett bokfört verifikat går inte att radera. Felet rättas med ett nytt verifikat som vänder det gamla, och sedan bokförs det som är rätt. Båda syns i bokföringen. Gäller felet en kund- eller leverantörsfaktura krediteras fakturan i stället. Be assistenten om rättelsen, så förbereder den den och du godkänner. Fråga "varför bokfördes verifikat A 213 så?" för att få raderna, underlaget och fakturan bakom förklarade först.
Det här behöver du
- More AI - ChatGPT & Claude MCP, aktiverat i Fortnox App Market och kopplat till ChatGPT, Claude eller en annan AI-app.
- Läsa i Fortnox räcker för att hitta det som inte går ihop. För att få förslag, koppla filer, ladda upp och bokföra rättelser behövs Läsa & skriva, som väljs när du ansluter och kan ändras per bolag.
- Fortnox inkorg för underlagen. Kvitton hör hemma i mappen Kvitto & Utlägg, kontoutdrag i mappen för bankfiler.
Vanliga frågor
Kan AI:n matcha bankens transaktioner i Fortnox bankavstämning?
Inte direkt. Bankens obokförda rader ligger utanför Fortnox öppna gränssnitt, så den matchningen görs i Fortnox. Assistenten kan föreslå regler som gör att fler rader matchas automatiskt, och stämma av saldot mot ett kontoutdrag du laddar upp.
Varför räknas inte alla verifikat som saknar underlag?
Verifikat som Fortnox skapat ur fakturor och betalningar räknas inte, eftersom fakturan eller betalningen finns i Fortnox. Bara manuella verifikat räknas, och svaret säger "saknar fil i Fortnox" — ett kvitto i en pärm syns inte för tjänsten. Om leverantörsfakturorna har sina filer kontrollerar du med underlagskontrollen.
Kopplas filer automatiskt?
Nej. Assistenten föreslår vilken fil som hör till vilket verifikat, och kopplingen görs först när du godkänt den.
Fungerar det med inskannade kvitton?
Ja. Ett foto eller en inskannad PDF läses antingen av AI-appen själv eller med textigenkänning hos oss, och svaret säger att siffrorna kommer ur en bild. Kontrollera belopp och datum mot kvittot innan du godkänner.
Vad kostar det?
Samma licens som allt annat: 119 kr per bolag och månad, exklusive moms (25 % tillkommer), via Fortnox.
Se vad som saknar underlag i ditt Fortnox.
Du aktiverar i Fortnox App Market. De första 30 dagarna är kostnadsfria enligt Fortnox villkor.