Publicerad
Befarad eller konstaterad kundförlust?
En befarad kundförlust är en faktura som kunden inte har betalat på förfallodagen. En konstaterad kundförlust är en faktura som kunden med stor sannolikhet aldrig kommer att betala, till exempel för att kunden har gått i konkurs. Fortnox beskriver skillnaden på sidan Fortnox: Bokföra konstaterad kundförlust (läst ).
Skillnaden spelar roll för momsen. Vid en befarad kundförlust får företaget inte ta tillbaka den utgående momsen. Vid en konstaterad kundförlust får företaget minska den.
| Befarad kundförlust | Fakturan är obetald efter förfallodagen. Den utgående momsen ligger kvar. |
|---|---|
| Konstaterad kundförlust | Kunden kommer med stor sannolikhet aldrig att betala. Du får minska den utgående momsen. |
| Tvist om priset | Ingen kundförlust. Skicka en kreditfaktura för skillnaden. |
När är en kundförlust konstaterad?
Enligt Skatteverket är kundförlusten konstaterad när du kan visa att kunden med stor sannolikhet inte kommer att betala. I regel betyder det att du kan visa att kunden saknar förmåga att betala. Två exempel:
- Kunden har gått i konkurs, och du kan inte räkna med att få något ur konkursboet.
- Du har lämnat fordran till Kronofogden, och Kronofogdens utredning visar att kunden saknar tillgångar för att betala hela skulden.
Det räcker inte att kunden har andra och större obetalda skulder hos Kronofogden. Du ska också ha gjort det som behövs för att få betalt och kunna visa det. Ett telefonsamtal eller en påminnelse är inte nog. Varje obetald faktura bedöms för sig.
För små belopp kan förlusten räknas som konstaterad även utan bevis på att kunden saknar betalningsförmåga. Det gäller när alla de här villkoren är uppfyllda:
- fakturan är på mindre än 1 000 kronor,
- det har gått minst 8 månader sedan förfallodagen,
- du har skickat en betalningspåminnelse (så gör du med påminnelser och påminnelseavgift i Fortnox),
- du har skickat ett inkassokrav.
En kund som har flyttat utomlands och saknar tillgångar i Sverige kan också ge en konstaterad kundförlust. Reglerna står på Skatteverkets sida Skatteverket: Kundförluster (läst ).
Så minskar du momsen för en konstaterad kundförlust
Minska momsen i momsdeklarationen för den period då kundförlusten blev konstaterad. Det kräver att det finns en ursprunglig faktura för försäljningen. Du minskar den utgående momsen med samma momssats som på den fakturan.
I momsdeklarationen minskar du försäljningen i någon av rutorna 05–08 och den utgående momsen i någon av rutorna 10–12, efter momssatsen.
Är du och kunden oense om priset är fordran tvistig, och då gäller inte reglerna för kundförluster. En dom eller en förlikning räcker inte heller för att minska momsen. I båda fallen skickar du en kreditfaktura för skillnaden.
Så bokför du en konstaterad kundförlust i Fortnox
En konstaterad kundförlust bokförs normalt på konto 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar. Fortnox företagsguide visar ett exempel med en faktura på 1 000 kronor plus 25 procent moms, enligt faktureringsmetoden. Kundfordran och momsen bokfördes när fakturan skickades.
| Debet 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar | 1 000 kronor |
|---|---|
| Debet 2611 Utgående moms på försäljning, 25 % | 250 kronor |
| Kredit 1510 Kundfordringar | 1 250 kronor |
I Fortnox bokför du förlusten på fakturan med en bortskrivning. Öppna fakturan under Fakturering och klicka på Inbetalningar. Ange det kunden har betalat i fältet Betalt SEK, och klicka på B:et till höger om fältet. I fältet Konto/Avvikelse anger du kontot för mellanskillnaden, och sedan sparar och bokför du. Fakturan står då som slutbetald. Stegen står på sidan Fortnox support: Bortskrivning kund- och leverantörsfaktura (läst ).
Ligger fakturan hos Fortnox indrivning kan du boka bort den som befarad eller konstaterad kundförlust utan att avbryta indrivningen. Låter du ärendet ligga kvar har du fortfarande chansen att få betalt senare. Det står på sidan Fortnox support: Indrivning (läst ).
Befarade kundförluster i bokslutet
En befarad kundförlust påverkar inte momsen. Den utgående momsen ligger kvar tills förlusten är konstaterad. BAS-kontoplanen har egna konton för befarade förluster: 6352 Befarade förluster på kundfordringar och 1519 Nedskrivning av kundfordringar. Kontonamnen står i BAS: Kontoplan BAS 2026 (läst ).
I inkomstdeklarationen gäller andra regler än för momsen. Där behöver en kundförlust inte alltid vara konstaterad för att du ska få avdrag, enligt Skatteverkets sida om kundförluster. Fråga en redovisningskonsult om du är osäker på hur en viss fordran ska bedömas.
Om kunden betalar en bokförd kundförlust
Betalar kunden en faktura som du redan har bokfört som konstaterad kundförlust, redovisar du den utgående momsen igen. Det gör du i momsdeklarationen för den period då du fick betalt.
Fortnox företagsguide bokför en sådan återvunnen kundförlust med debet 1930 Bankkonto 1 250 kronor, kredit 3950 Återvunna, tidigare avskrivna kundfordringar 1 000 kronor och kredit 2611 Utgående moms 250 kronor.
Gå igenom kundfordringarna med AI-assistenten
Med More AI - ChatGPT & Claude MCP kopplas Fortnox till ChatGPT, Claude, Gemini eller Grok. Du kan fråga AI-assistenten "vilka kundfakturor har varit obetalda länge?", och den svarar med en åldersanalys av kundfordringarna per kund. Fakturorna delas in efter hur länge de har varit förfallna: 1–30, 31–60, 61–90 och över 90 dagar.
Svaret säger också vilka fakturor som aldrig har skickats från Fortnox. Kontrollera att kunden har fått en sådan faktura innan du räknar den som förlust. Fakturor med en registrerad men obokförd inbetalning pekas också ut. De kan vara betalda, så stäm av dem innan du bokför något som förlust.
Inför bokslutet kan AI-assistenten också stämma av kundfordringarna i bokföringen mot kundreskontran. Vill du bokföra en kundförlust föreslår AI-assistenten verifikatet, och ingenting bokförs förrän du har godkänt förslaget. Mer om avstämningarna står i guiden om bokslut i Fortnox med AI.
Får jag minska momsen när kunden inte har betalat på förfallodagen?
Nej. En faktura som bara är obetald är en befarad kundförlust, och då ligger den utgående momsen kvar. Du får minska momsen först när förlusten är konstaterad.
Räcker det att skicka en påminnelse?
Nej. Enligt Skatteverket räcker inte ett telefonsamtal eller en påminnelse. För en faktura under 1 000 kronor kan förlusten räknas som konstaterad när det har gått minst 8 månader sedan förfallodagen och du har skickat både en betalningspåminnelse och ett inkassokrav.
Vilket konto bokför jag en kundförlust på?
En konstaterad kundförlust bokförs normalt på konto 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar, mot 1510 Kundfordringar. Den utgående momsen minskas på momskontot, till exempel 2611 vid 25 procent.
Vad gör jag om kunden betalar efter att jag har bokfört förlusten?
Redovisa den utgående momsen igen i momsdeklarationen för den period då du fick betalt. Intäkten kan bokföras på 3950 Återvunna, tidigare avskrivna kundfordringar.